Привлечение самозанятых — это как полет на современном бизнес-джете: быстро, эффективно и без лишнего балласта в виде постоянных издержек. Но, как и перед любым полетом, необходима предполетная проверка. Пропуск даже одного важного пункта может привести к серьезной турбулентности в виде внимания со стороны ФНС, штрафов и доначислений.
Прежде чем подписать договор с новым исполнителем, задайте себе эти 7 юридических вопросов. Честные ответы помогут вам избежать дорогостоящих ошибок.
1. Мы платим за процесс или за результат?
Что должно насторожить: оплата за отработанные часы или дни, фиксированный оклад, который выплачивается регулярно в одни и те же даты (например, 5-го и 20-го числа).
Почему это важно: для налоговой это признак трудовых отношений. Самозанятому платят за конкретный, измеримый результат: разработанный дизайн, написанный текст, доставленный груз. Если вы платите за время, вы покупаете рабочую силу, а не услугу.
2. Кто диктует правила игры?
Что должно насторожить: требования соблюдать внутренний трудовой распорядок (работать с 9 до 18), находиться в офисе, подчиняться начальнику отдела, согласовывать отпуск.
Почему это важно: самозанятый — это независимый подрядчик. Он сам решает, как, где и когда выполнять работу, главное — сдать ее в срок. Если вы управляете его процессом, вы становитесь его работодателем в глазах закона.
3. Чьими инструментами выполняется работа?
Что должно насторожить: компания предоставляет исполнителю ноутбук, программное обеспечение, автомобиль, униформу или другое оборудование, необходимое для выполнения задачи.
Почему это важно: предполагается, что самозанятый — это самостоятельная бизнес-единица, у которой есть все необходимое для работы. Предоставление ресурсов — еще один «красный флаг» для ФНС.
4. Как оформлен договор?
Что должно насторожить: в договоре используются такие слова, как «работник», «должность», «зарплата», «командировка», «рабочий график».
Почему это важно: суть договора определяется его содержанием, а не названием. Даже если вы назвали его «Договор ГПХ», но внутри прописали условия трудового договора, суд легко переквалифицирует его.
5. Исполнитель — часть команды или внешний партнер?
Что должно насторожить: у самозанятого есть корпоративная почта, он включен во внутренние чаты, у него есть свое рабочее место в офисе, он указан на сайте в разделе «Наша команда».
Почему это важно: интеграция в корпоративную структуру показывает, что человек является частью коллектива, а не внешним подрядчиком.
6. Как принимается работа?
Что должно насторожить: отсутствие формализованной приемки результата. Вы просто платите деньги, не подписывая акты выполненных работ.
Почему это важно: акт фиксирует, что конкретная задача выполнена и принята заказчиком. Это доказывает проектный, а не постоянный характер отношений.
7. Как выстроены выплаты?
Что должно насторожить: вы переводите деньги на карту по номеру телефона, не требуя чек и не проверяя статус исполнителя.
Почему это важно: без чека вы не сможете учесть расходы. А если исполнитель потерял статус самозанятого, а вы продолжаете ему платить, вся ответственность за неуплату НДФЛ и взносов ложится на вас.
Как обеспечить безопасность полета?
Держать в голове все эти правила для каждого из десятков исполнителей — задача для целого юридического отдела. Именно здесь становится очевидна разница между простым инструментом для переводов и комплексной платформой. Обычный сервис массовых выплат физическим лицам просто отправит деньги. Умная платформа станет вашим вторым пилотом и штурманом.
Она автоматически:
- Сформирует юридически корректный договор ГПХ.
- Проверит статус самозанятого перед каждой выплатой.
- Обеспечит подписание актов через ЭДО.
- Соберет и сохранит все чеки для налоговой.
Такой подход превращает рискованный полет в безопасное и предсказуемое путешествие, позволяя вам сосредоточиться на главной цели — развитии вашего бизнеса.